L'employé(e) sera engagé(e) sous contrat de travail avec le Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles et mis(e) à disposition de Wallonie-Bruxelles Enseignement.
Type d'engagement : CDI (Contrat Rosetta)
Lieu de travail : Bruxelles
Date de cloture : 28/10/2024
La Direction générale des Personnels de l’Education (DGPE WBE) est chargée de veiller à la gestion des carrières des membres des personnels de l'enseignement organisé par WBE, de mettre en œuvre les décrets et arrêtés adoptés par le Parlement et le Gouvernement de la Communauté française.
La DGPE (WBE) se compose d'une part du Service général Recrutement et Promotion dont les missions principales sont entre autres de coordonner l'action de la cellule promotion et sélection de l'enseignement et d'assurer le fonctionnement du service des désignations du personnel temporaire et d'autre part du Service général des Statuts et de la Carrière dont les missions principales sont d'organiser les opérations statutaires des membres des personnels de l'enseignement, d'assurer l'application des prescrits statutaires et de coordonner les activités du service social des membres du personnel du secteur IX.
Le poste est à pourvoir au seindu Pôle administratif et logistique qui agit de manière transversale et offre un appui administratif et logistique à toute la DGPE (WBE), tant au Service général Recrutement et Promotion qu'au service général des Statuts et de la Carrière.
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
La Fédération Wallonie-Bruxelles recherche, pour Wallonie-Bruxelles Enseignement (WBE), un/une Adjoint(e) administratif(ve) pour le Pôle administratif et logistique de la Direction générale des Personnels de l’Education (DGPE WBE).
Dans cette fonction, vous serez principalement amené(e) à :
- Assurer toute tâche de soutien administratif et logistique nécessaire au bon fonctionnement de la Direction générale des Personnels de l'Education (DGPE WBE)
- Vous réalisez toute tâche d'ordre administratif et logistique émanant de tous les services de la DGPE (WBE) ;
- Vous êtes responsable de A à Z des tâches principales qui vous sont assignées ;
- Vous assurez, le cas échéant, des tâches transversales en fonction des nécessités du service (back-up, renfort lors de périodes de fortes activités, …).
- Soutenir la gestion et le suivi des courriers ainsi que la réalisation, la rédaction et la mise en page des documents et dossiers du service
- Vous réceptionnez et traitez la correspondance entrante et sortante en vue de réaliser un tri des informations et d'assurer l'indicatage et le suivi du courrier auprès des personnes adéquates ;
- Vous rédigez et remplissez des documents administratifs sur base de modèles prédéfinis ;
- Vous mettez en page les contenus de tout type de documents (actes administratifs, courriers, notifications, …) et ce, de manière adéquate afin d'en fournir une version finalisée ;
- Vous assurez un ensemble de tâches liées au suivi du secrétariat des responsables hiérarchiques ;
- Vous classez et archivez en version papier ou de manière électronique des dossiers, documents ou autres informations confidentielles et pertinentes pour le service afin d’assurer un accès rapide et efficace aux informations/connaissances nécessaires pour les responsables du service et les collaborateurs ;
- Vous veillez à la confidentialité des données ;
- Vous collaborez au suivi d’une série de procédures administratives.
- Soutenir l'organisation de l’agenda et la coordination des réunions
- Vous assurez un soutien à la gestion de l’agenda des responsables hiérarchiques ;
- Vous gérez l’organisation des réunions en trouvant un créneau convenant à toutes les parties prenantes ;
- Vous conviez les personnes concernées, réservez la salle, mettez à disposition les fournitures nécessaires (boissons, sandwiches, matériel informatique …) et prévoyez, si nécessaire, l'hybridation ;
- Vous rédigez et transmettez, le cas échéant, les ordres du jour ;
- Vous contribuez à l’organisation des déplacements des responsables hiérarchiques et/ou des collaborateurs de la DGPE (WBE).
- Assurer un rôle de personne de contact
- Vous assurez la gestion et le suivi des appels téléphoniques ;
- Vous favorisez la transmission d'informations pertinentes ;
- Vous agissez, le cas échéant et à la demande de votre chef de service, comme un trait d’union entre les responsables hiérarchiques et les partenaires externes et/ou internes ;
- Vous assurez un rôle d'accueil, d'information et d'orientation de toute personne qui s'adresse à la DGPE (WBE) et les réorientez, le cas échéant, vers la personne ou les services concernés.
- Contribuer aux missions de votre service, de votre direction générale et deWBE :
- Vous veillez à améliorer de façon continue votre maîtrise et connaissance des méthodes et techniques utiles à votre travail ;
- Vous veillez à l’atteinte de vos objectifs individuels et contribuez à la réalisation des missions de WBE ;
- Vous participez aux différentes réunions internes et d’équipe où votre présence est nécessaire ;
- Vous communiquez et faites circuler l'information au sein de votre équipe, vers la direction et collaborez avec les autres services de WBE ;
- Vous identifiez et proposez, le cas échéant, des opportunités d’amélioration de la qualité dans votre sphère de compétence ;
- Vous participez à l’élaboration d’une image positive du service rendu aux clients/bénéficiaires de WBE ;
- En cas de nécessité, vous collaborez à toutes tâches utiles pour le service et vous vous impliquez dans des projets.
Cette liste des tâches est non-exhaustive.
Vous pouvez être amené(e) à assurer toutes autres tâches utiles au bon fonctionnement de la Direction générale et/ou du Service.
Lieu(x) de travail
Wallonie-Bruxelles Enseignement
Direction générale des Personnels de l’Education (DGPE WBE) – Service général Recrutement et Promotion/ Service général des Statuts et de la Carrière – Pôle administratif et logistique
Adresse : City Center, Boulevard du Jardin Botanique 20/22, 1000 BRUXELLES
Type de contrat
Contrat Rosetta à durée déterminée d’un an (CDD), reconductible sous conditions.
Vous devez obligatoirement être âgé(e) de moins de 26 ans au moment de l’engagement pour remplir les conditions d’accès à un contrat Rosetta ou Convention Premier Emploi.
Temps-plein - 38h/semaine - Travail de bureau à Bruxelles
L’emploi est appelé à être transféré vers Wallonie-Bruxelles Enseignement (WBE) à une date restant à définir.
CONDITIONS DE PARTICIPATION :
1. DIPLÔME REQUIS
Aucun diplôme n’est exigé pour cette fonction.
Pour postuler, vous devez obligatoirement être âgé(e) de moins de 26 ans au moment de l’engagement pour remplir les conditions d’accès à un contrat Rosetta ou Convention Premier Emploi.
Atout(s)
Être en possession d’un certificat d’enseignement secondaire supérieur (CESS) constitue un atout.
2. EXPÉRIENCE REQUISE
Aucune expérience n’est requise pour cette fonction.
Atout(s)
Une première expérience dans une fonction administrative constitue un atout pour la fonction (toutes expériences y compris les stages et les jobs étudiants).
4. SITUATION D'EMPLOI
• Requis
Pour postuler, vous devez obligatoirement être âgé(e) de moins de 26 ans au moment de l’engagement pour remplir les conditions d’accès à un contrat Rosetta ou Convention Premier Emploi.
COMPÉTENCES
1. COMPÉTENCES COMPORTEMENTALES
Assimiler l'information : Vous rassemblez, traitez et restituez correctement l'information dans les délais impartis.
Exécuter des tâches : Vous utilisez les moyens disponibles et effectuez les tâches simples ou répétitives de façon autonome, correcte et systématique.
Travailler en équipe : Vous créez et améliorez l’esprit d’équipe en partageant vos avis, vos idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues.
Agir de manière orientée service : Vous accompagnez des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, vous leur fournissez un service personnalisé et entretenez des contacts constructifs.
Faire preuve de fiabilité : Vous agissez de manière intègre, conformément aux attentes de l'organisation. Vous respectez la confidentialité et les engagements et évitez toute forme de partialité.
La motivation est essentielle pour l’exercice de la fonction et doit impérativement être réussie avec minimum 60%. Sans quoi l’ensemble de l’entretien sera considéré en échec. La motivation est considérée comme importante pour la fonction. Elle a donc une valeur plus importante dans le score final.
Vous avez une question sur la procédure ? talent@wbe.be
2. COMPÉTENCES TECHNIQUES
Connaissances élémentaires en encodage de données ;
Connaissances élémentaires des applications bureautiques (mise en page de documents en format Word et Excel);
Bonnes techniques d’expression orale ;
Bonnes techniques d’expression écrite.
CONDITIONS D'AFFECTATION
Si vous êtes lauréat•e, vous devrez - pour pouvoir entrer en fonction – remplir certaines conditions d’affectation.
CONDITIONS DE TRAVAIL ET D'ENGAGEMENT
Lieu de travail
Bruxelles
Contrat
Contrat à durée déterminée
Temps plein (38h)
Salaire annuel
• Entre 28.609,63 € brut et 39.257,84 € brut
• Echelle barémique : 300/1
• Niveau d'emploi : Pas de diplôme
• Toute expérience professionnelle jugée utile à la fonction pourra être valorisée pécuniairement
AVANTAGES
Télétravail possible à 50% (selon les nécessités du service) et indemnité de télétravail
• Chèques-repas
• Pécule de vacances et allocation fin d'année
• Gratuité des transports en commun pour les déplacements domicile – lieu de travail
• Indemnité vélo
• Assurance hospitalisation de base gratuite
• 27 jours de congé par an
• Pour les enfants du personnel : journées récréatives, chèque Saint-Nicolas, indemnités de stages, allocation de rentrée scolaire, ...
Conditions de recevabilité
Votre dossier de candidature doit comporter :
• un CV actualisé et rédigé en français avec la mention de votre date de naissance
• une lettre de motivation
• le cas échéant, une copie du (ou des) diplôme(s) souhaité(s) ou de l’attestation d’équivalence
Seuls les candidats entrants dans les conditions d’accès au contrat Rosetta (Convention Premier Emploi) au moment de l’engagement seront jugés recevables. Pour postuler, vous devez obligatoirement être âgé(e) de moins de 26 ans au moment de l’engagement.
Sur la base des lettres de motivation, des curriculum vitae et du nombre de candidatures recevables, le jury de sélection pourra limiter le nombre de candidats à recevoir en entretien.
Sous réserve de modification, une épreuve écrite éliminatoire aura lieu le 6 novembre 2024. Cette épreuve consistera en une épreuve pratique afin d’évaluer si vous disposez, dans une mesure suffisante, des compétences requises pour réaliser un certain nombre de tâches spécifiques à cette fonction. Pour réussir cette épreuve, il faut obtenir au moins 60% des points.
Les candidats ayant réussi l'épreuve écrite seront conviés à un entretien qui se déroulera, sous réserve de modification, le 22 novembre 2024 ou le 2 décembre 2024.
Diversité et égalité
Le Ministère de la Fédération Wallonie Bruxelles promeut la diversité et l’égalité des chances.
Vous êtes une personne en situation de handicap, avec un trouble d’apprentissage ou une maladie ?
Vous pouvez bénéficier d’un aménagement de la procédure de sélection. Faites en mention dans votre acte de candidature en précisant les informations qui nous permettront d’adapter les conditions de l’entretien. Une question ? inclusion@cfwb.be
Cas particuliers
• Diplôme
Pour les diplômes obtenus dans une autre langue que le français, une attestation de votre connaissance de la langue française est requise. Pour l’obtenir : inscrivez-vous sur travaillerpour.be.
Pour les diplômes obtenus hors Belgique, une attestation d'équivalence du diplôme de la Communauté française est requise. Pour l’obtenir : introduisez une demande auprès de la Direction de la reconnaissance des diplômes étrangers (http://www.equivalences.cfwb.be/)
• Nationalité
Si vous êtes ressortissant d’un Etat faisant partie de l’Espace économique européen (ou de la Suisse), vous pouvez participer à la procédure de sélection sans démarches particulière.
Si vous êtes ressortissant hors Espace économique européen, vous pouvez participer à la procédure de sélection mais vous devez disposer d’un titre de séjour et d’un permis de travail valides.
Vous pouvez poser votre candidature jusqu'au 28 octobre 2024 inclus sur notre site.