L'employé(e) sera engagé(e) sous contrat de travail avec le Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles et mis(e) à disposition de Wallonie-Bruxelles Enseignement.
Type d'engagement : CDD de 1 an renouvelable, sous contrat ACS
Lieu de travail : Bruxelles
Date de cloture : 28/10/2024
La Direction générale des Personnels de l’Education (DGPE WBE) est chargée de veiller à la gestion administrative des membres des personnels de l'enseignement organisé par WBE et de mettre en œuvre les décrets et arrêtés adoptés par le Parlement et le Gouvernement de la Communauté française.
Au sein de la DGPE (WBE), la Direction de la Carrière des Personnels de l’Education est chargée d’assurer la gestion et l’accompagnement, tout au long de leur carrière – de leur première entrée en fonction à leur départ définitif – des 30.000 membres des personnels qui œuvrent au quotidien en son sein. Elle réalise les différentes opérations statutaires qu'implique l’application des 12 statuts administratifs en vigueur au sein de WBE et organise le recrutement.
Au sein de cette Direction, il y a plusieurs cellules chargées des différents statuts (Enseignement plein exercice, Promotion sociale, Personnel administratif et personnel ouvrier (PAPO), Enseignement supérieur, …).
Le poste est à pourvoir au sein de la Direction de la Carrière.
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
Dans cette fonction, vous serez principalement amené(e) à :
- Assurer toute tâche de soutien administratif et logistique nécessaire au bon fonctionnement des opérations statutaires :
- Vous réalisez toute tâche d'ordre administratif et logistique émanant des services de la carrière ;
- Vous êtes responsable de A à Z des tâches principales qui vous sont assignées ;
- Vous assurez, le cas échéant, des tâches transversales en fonction des nécessités du service (back-up, renfort lors de périodes de fortes activités, …).
- Soutenir la gestion et le suivi des courriers ainsi que la réalisation, la rédaction et la mise en page des documents et dossiers du service :
- Vous réceptionnez et traitez la correspondance entrante et sortante en vue de réaliser un tri des informations et d'assurer l'indicatage et le suivi du courrier auprès des personnes adéquates ;
- Vous rédigez et remplissez des documents administratifs sur base de modèles prédéfinis ;
- Vous mettez en page les contenus de tout type de documents (actes administratifs, courriers, notifications, …) et ce, de manière adéquate afin d'en fournir une version finalisée ;
- Vous classez et archivez en version papier ou de manière électronique des dossiers, documents ou autres informations confidentielles et pertinentes pour le service afin d’assurer un accès rapide et efficace aux informations /connaissances nécessaires pour les responsables du service et les collaborateurs ;
- Vous veillez à la confidentialité des données ;
- Vous collaborez au suivi d’une série de procédures administratives.
- Soutenir l'organisation de l’agenda et la coordination des réunions :
- Vous assurez un soutien à la gestion de l’agenda des responsables hiérarchiques et des réunions des commissions ;
- Vous gérez l’organisation des réunions en trouvant un créneau convenant à toutes les parties prenantes ;
- Vous conviez les personnes concernées, organisez la réservation de la salle, des fournitures nécessaires (boissons, sandwiches, matériel informatique …) et prévoyez, si nécessaire, l'hybridation ;
- Vous rédigez et transmettez, le cas échéant, les ordres du jour ;
- Vous participez, le cas échéant, aux réunions et en rédigez les comptes rendus dans le but d’informer les personnes concernées des décisions prises et de fixer les actions à mettre en œuvre ;
- Vous contribuez à l’organisation des déplacements des responsables hiérarchiques et/ou des collaborateurs de la DGPE (WBE).
- Assurer un rôle de personne de contact :
- Vous assurez la gestion et le suivi des appels téléphoniques ;
- Vous favorisez la transmission d'informations pertinentes ;
- Vous agissez, le cas échéant, comme un trait d’union entre les responsables hiérarchiques et les partenaires externes et/ou internes ;
- Vous assurez un rôle d'accueil, d'information et d'orientation de toute personne qui s'adresse à la DGPE (WBE) et les réorientez, le cas échéant, vers la personne ou les services concernés.
- Contribuer aux missions de votre service, de votre direction générale et deWBE :
- Vous veillez à améliorer de façon continue votre maîtrise et connaissance des méthodes et techniques utiles à votre travail ;
- Vous veillez à l’atteinte de vos objectifs individuels et contribuez à la réalisation des missions de WBE ;
- Vous participez aux différentes réunions internes et d’équipe où votre présence est nécessaire ;
- Vous communiquez et faites circuler l'information au sein de votre équipe, vers la direction et collaborez avec les autres services de WBE ;
- Vous identifiez et proposez, le cas échéant, des opportunités d’amélioration de la qualité dans votre sphère de compétence ;
- Vous participez à l’élaboration d’une image positive du service rendu aux clients/bénéficiaires de WBE ;
- En cas de nécessité, vous collaborez à toutes tâches utiles pour le service et vous vous impliquez dans des projets.
Cette liste de tâches n’est pas exhaustive.
Vous pouvez être amené(e) à assurer toutes autres tâches utiles au bon fonctionnement de la Direction générale et/ou du Service.
Lieu(x) de travail
Wallonie-Bruxelles Enseignement
Direction générale des Personnels de l’Education – Service général des Statuts et de la Carrière – Direction de la Carrière
Adresse : City Center, Boulevard du Jardin Botanique 20/22, 1000 BRUXELLES
Type de contrat
Contrat ACS à durée déterminée d’un an (CDD), reconductible sous conditions.
Vous devez impérativement disposer de l’attestation ACS (document A6) disponible auprès d’Actiris ou être dans les conditions au moment de votre candidature (voir ACTIRIS à ce sujet : www.actiris.brussels/fr/citoyens/contrat-acs/ ).
Temps-plein - 38h/semaine - Travail de bureau
L’emploi est appelé à être transféré vers Wallonie-Bruxelles Enseignement (WBE) à une date restant à définir.
CONDITIONS DE PARTICIPATION :
1. DIPLÔME REQUIS
Vous êtes en possession d’un certificat d’enseignement secondaire supérieur (CESS) ou de son équivalence reconnue par le service de l’équivalence des diplômes de la Communauté française au moment de la candidature.
Conditions d'accès:
Pour postuler, vous devez impérativement disposer de l’attestation ACS (document A6) disponible auprès d’ACTIRIS ou être dans les conditions au moment de votre candidature.
2. EXPÉRIENCE REQUISE
• Atout(s)
Une expérience professionnelle pertinente dans une fonction administrative constitue un atout pour la fonction.
COMPÉTENCES
1. COMPÉTENCES COMPORTEMENTALES
• Gestion de l’information
Analyser l'information : Vous analysez de manière ciblée les données et jugez d’un œil critique l’information.
• Gestion des tâches
Résoudre des problèmes : Vous traitez et résolvez les problèmes de manière autonome. Vous cherchez des alternatives et mettez en œuvre des solutions.
• Gestion des relations
Travailler en équipe : Vous créez et améliorez l’esprit d’équipe en partageant vos avis, vos idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues.
Agir de manière orientée service : Vous accompagnez des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, vous leur fournissez un service personnalisé et entretenez des contacts constructifs.
• Gestion de son fonctionnement personnel
Faire preuve d'engagement : Vous vous impliquez dans le travail en donnant toujours le meilleur de vous-même, en cherchant à atteindre la meilleure qualité et en persévérant même en cas d’opposition.
Faire preuve de fiabilité : Vous agissez de manière intègre, conformément aux attentes de l'organisation. Vous respectez la confidentialité et les engagements et évitez toute forme de partialité.
2. COMPÉTENCES TECHNIQUES
- Bonnes compétences administratives
- Bonnes connaissances des applications bureautiques
- Bonnes techniques d'expression orale
- Bonnes techniques d'expression écrite.
CONDITIONS D'AFFECTATION
Si vous êtes lauréat•e, vous devrez - pour pouvoir entrer en fonction – remplir certaines conditions d’affectation.
CONDITIONS DE TRAVAIL ET D'ENGAGEMENT
Lieu de travail
Bruxelles
Contrat
Contrat à durée déterminée de 1 an (renouvelable)
Temps plein (38h)
Salaire annuel
- Echelle barémique : 200/1
- Salaire annuel (indexé au 01/06/2024) :
- Brut indexé minimum : 29.703,59
- Brut indexé maximum : 55.215,70
- Toute expérience professionnelle jugée utile à la fonction pourra être valorisée pécuniairement.
AVANTAGES
- Chèques-repas
- Rémunération salariale attractive
- Pécule de vacances et allocation de fin d'année
- Assurance hospitalisation à un tarif avantageux
- Activités et avantages pour les enfants du personnel (journées récréatives, chèque Saint-Nicolas, indemnités de stages, allocation de rentrée scolaire, …)
- 27 jours minimum de congé par an (en plus des congés légaux)
- Congés entre Noël et Nouvel An
- Travail valorisant au sein du service public
- Equilibre entre vie privée et vie professionnelle
- Télétravail possible à 50% (avec accord)
- Indemnité de télétravail
- Gratuité des transports en commun pour les déplacements domicile-travail
- Indemnité vélo
Sur la base des lettres de motivation, des curriculum vitae et du nombre de candidatures recevables, le jury de sélection pourra limiter le nombre de candidats à recevoir aux épreuves de sélection.
Sous réserve de modification, une épreuve écrite éliminatoire aura lieu le 8 novembre 2024. Cette épreuve consistera en une épreuve pratique afin d’évaluer si vous disposez, dans une mesure suffisante, des compétences requises pour réaliser un certain nombre de tâches spécifiques à cette fonction. Pour réussir cette épreuve, il faut obtenir au moins 60% des points.
Les candidats ayant réussi l'épreuve écrite seront conviés à un entretien qui se déroulera, sous réserve de modification, le 20 novembre 2024.
Pour des questions relatives à la procédure : talent@w-b-e.be
Pour des questions relatives au contenu de la fonction : contacter murielle.duvivier@cfwb.be
Conditions de recevabilité
Votre dossier de candidature doit comporter :
• un CV actualisé et rédigé en français avec la mention de votre date de naissance
• une lettre de motivation
• le cas échéant, une copie du (ou des) diplôme(s) souhaité(s) ou de l’attestation d’équivalence
Diplôme : Vous devez être en possession du ou des diplôme(s) requis :
Pour les diplômes obtenus hors Belgique, une attestation d'équivalence du diplôme de la Communauté française est requise. http://www.equivalences.cfwb.be/
Pour les diplômes belges obtenus dans une autre langue que le français, une attestation de votre connaissance de la langue française délivrée par « Travaillerpour.be » suite à un test linguistique (article 7) est requise (pour l’obtenir : inscription en ligne sur le site Travaillerpour.be).
• Critère de citoyenneté : Vous êtes belge ou ressortissant d’un Etat faisant partie de l’Espace économique européen (ou de la Suisse) ou ressortissant hors espace économique européen disposant d’un titre de séjour et d’un permis de travail valides.
• Conditions ACS : Seuls les candidats dans les conditions d’octroi du contrat ACS au moment de la candidature seront jugés recevables. En postulant à cette offre, vous donnez votre accord pour communiquer vos données à Actiris afin de vérifier si vous êtes dans les conditions pour occuper un contrat ACS.
Egalité et diversité
Le Ministère de la Fédération Wallonie Bruxelles promeut la diversité et l’égalité des chances.
Vous présentez un handicap, un trouble ou une maladie et souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?
Faites-en mention dans votre acte de candidature en mettant en avant les informations qui nous permettront d’adapter les conditions de l’entretien. Pour toute question sur les aménagements raisonnables : contactez le Service Inclusion par mail à inclusion(at)cfwb.be.
Vous pouvez poser votre candidature jusqu'au 28 octobre 2024 inclus via le site de Actiris via ce lien : https://www.actiris.brussels/fr/citoyens/detail-offre-d-emploi/?reference=5221564&type=Select ou en cliquant sur le bouton "postuler".